AFB et VelorizonSologne 2011

Voici quelques questions de Tijojo, organisateur du weekend AFB en Sologne ;

"Est-ce que l'AFB pourrait se charger de l'Assurance des rando cyclos lors du prochain rasso en Sologne, à la Toussaint 2011 ?

Je projette de louer une salle pour prendre les repas en commun... s'abriter si la météo s'avérait hostile... etc... montant de la location pour les 4 jours (Samedi soir au mardi) = 400 €... le but est d'inclure une PAF dans le montant des repas (devis en cours) pour couvrir les frais... et auto-financer la loc'... Est-ce que l'AFB pourrait prendre en charge une partie des frais si l'amortissement de la salle ne se faisait pas... genre météo exécrable et défection d'un grand nombre de participants ?... J'ai proposé à joelv de sponsoriser la loc'...et il y réfléchit...

Je travaille actuellement aux parcours et ferai les demandes d'autorisation en Préfecture ensuite...

Au plaisir de vous lire.
Salutations vélorizontales"

J'ai répondu pas de soucis pour l'assurance "habituelle" AFB comme pour velorizoNormandie ; pour les parcours, je ne m'étais pas embêté à les déclarer car les groupes constitués sur les routes ne dépasse que très rarement 20 personnes.
Pour la salle je pense que l'AFB peut avancer mais à vérifier.

le 6 juillet :
"Bonjour Sébastien, some news de la Sologne :
- je me suis fait griller la priorité pour la salle à Bracieux dont je t'avais causé...
J'ai peut-être une solution de remplacement : j'ai l'accord du maire pour la loc de la salle des fêtes du bled voisin... il ne me reste qu'à aller sur place voir si ça colle... et en terme de budget, ça sera moins cher (348€) les 3 soirs...
- les parcours sont en cours de vérification et de test... mais en bossant 6j/7, je manque de temps !
- pour en avoir discuter avec certains, et d'autant plus qu'il y aura potentiellement 4 jours de rando cyclo, il sera plus sage de déclarer les parcours en Pref : en cas d'incident-accident, le mieux reste d'être carré avec la réglementation... Je déclarerai l'AFB comme association organisatrice et ma pomme comme correspondant local : OK ?
J'ai récupéré les formulaires ad-hoc... Il me faudra par contre l'attestation d'assurance couvrant la manifestation en responsabilité civile. Pourras-tu me la faire parvenir chez moi ? "

ce soir :
"Bonsoir, Sébastien,
Je t'embêtes encore... avec des histoires d'assurance...
J'ai trouvé une salle des fêtes pour les repas du soir... ...
La mairie va me faire passer un contrat de loc pour l'AFB, avec bibi comme correspondant local... Je devrai leur retourner avec la moitié du montant et une attestation d'assurance RC pour la salle : l'AFB peut-elle se charger de cette RC ? scratch

Bon WE à toi et aux tiens !"

Donc, voir pour avancer les frais de loc de la salle et l'assurance ; qui peut faire ? Merci.

Également... Joel V souhaite participer au financement du weekend ;
Je pense que l'AFB peut subvenir (en cas de pertes) aux besoins.

Une aide, à mon sens, serait mieux perçue pour une course... mais ce n'est que mon avis... j'en discute avec les intéressés.

Et en parlant de sponsor, Joel m'a dit qu'il n'avait pas été sollicité pour les 24h alors qu'il était l'an passé donateur et était partant pour cette année...
Pour l'année prochaine, on pensera à faire un petit courriel à tous les sponsors systématiquement... certaine préfère être sollicité que de proposer.....

Mais en même temps je peux comprendre qu'on choisisse nos sponsors.

Dernier message de Thomas hier soir :

"Salut Sebastien,

Désolé de te déranger alors que tu viens juste
d’en finir avec tes Ventouseries et autres réjouissances vélorizontales
provençales… et que tu commences ta préparation mentale pré-PBP !

Je
te fais passer « copie partielle » de ce qui fait office de contrat de
location avec la mairie de Tour en Sologne, pour la salle :
"4) Le chèque d’un montant de 174€ correspondant à la moitié de la location sera à déposer en mairie à partir du 16 août 2011 (attendre le prochain courrier). Il vous sera alors également demandé de fournir une attestation d’assurance.
5) le jour de la remise des clés – soit le 28/10/11 - , il vous sera demandé de remettre le solde du règlement soit 174€ ainsi qu’un chèque de caution de 150€ pour les dégats matériels et un autre chèque de caution de 150€ contre le bruit excessif (ces deux chèques seront remis dans les 8 jours s’il n’y a pas de détérioration, de pertes ou de nuisances sonores)."

L’AFB peut-elle faire le premier chèque à l’ordre de la mairie de Tour en Sologne (sinon j’f’ra un chq perso en attendant) et me le faire parvenir avec l’attestation d’assurance ?
Mon adresse : Thomas JORDANO – 17bis rue de presson – 41350 VINEUIL

En ce qui concerne les parcours, je vais faire une déclaration en préf. pour parer à toute galère… cf
'' Code du sport
Article A331-13
Créé par Arrêté du 28 février 2008 - art. (V)

Sont soumis à la déclaration prévue à l'article R. 331-13 :
1°
Les manifestations sportives comportant le classement des participants
en fonction d'éléments n'imposant pas l'obligation d'effectuer un
parcours dans le minimum de temps, soit directement parla plus grande
vitesse réalisée, soit indirectement par la réalisation d'une moyenne
imposée ou par le respect d'un horaire fixé à l'avance ;
2° Les
manifestations sportives prévoyant la concentration en un point
déterminé de la voie publique ou de ses dépendances de plus de vingt
véhicules.''

Yapa : c’est le point n°2 qui nous concerne a priori…

J’espère qu’on te-vous verra en Sologne…

Bon été et bonnes vacances !
Bon PBP !

A+

Thomas"

On se concerte vite et on lui donne une réponse.

Message de Thomas de ce jour :

"Aujourd'hui à 17:41
Sujet: URGENT : attestation d'assurance RC Citer le message
Bonjour,

cf mon MP du 03/07/11 : "- pour en avoir discuter avec certains,(...) il sera plus sage de déclarer les parcours en Pref : en cas d'incident-accident, le mieux reste d'être carré avec la réglementation... (...)
J'ai récupéré les formulaires ad-hoc... Il me faudra par contre l'attestation d'assurance couvrant la manifestation en responsabilité civile. Pourras-tu me la faire parvenir chez moi ?
Thomas JORDANO
17bis rue de Presson
41350 VINEUIL"

Il me faudrait LE PLUS VITE POSSIBLE l'attestation d'assurance de l'AFB couvrant Velorizonsologne 2011 en responsabilité civile...
J'ai enfin reçu (après 3 courriers!!!) l'autorisation de Domaine de Chambord... Pour faire partir les demandes d'autorisation des parcours à la Préfecture, il me faut cette attestation...

A+ Wink

Thomas"

désolée pour la réponse tardive mais abste

il se complique la vie ! il suffit que les gens partent par petits groupes comme on l'a toujours fait de façon tt à fait légale.
soit Malric passe un coup de téleph soit il me donne les coordonnées et je m'en charge ou toi car il me semble que l'assureur est toujours sur Valence

pour la prefecture ou pas de tte façon il faut assurer le séjour

Je viens de lui poster par mail l'attestation d'assurance.
J'ai également préparé un chèque de 174 euros et je le poste demain.

bien joué Malric !
à l'occasion on se skype pour la fin de mon mandat si je pense à me connecter un jour

J'ai envoyé à Thomas 3 chèques de l'AFB la semaine dernière pour couvir le solde du logement et les 2 cautions.

Voici le MP que j'ai reçu de Thomas aujourd'hui:

Bonsoir Malric... (Sébastien et Ly masse)

Je t'envoie demain matin (à l'adresse suivante : AFB c/o Malric Leborgne - 5 rue Théodore Ricault - 56000 Vannes)
- les factures correspondant au WE (divers fournitures, apéros, repas et vins...) soit 2402.10€ réglés aux différents fournisseurs-prestataires.
- les chèques des participants à l'ordre de l'AFB pour un montant de 3139€
- les 2 chq de caution de 150€ qui nous ont été rendus ce matin à la remise des clés de la salle.

Bilan financier pour l'AFB : + 388,90€ en trésorerie... Je te ferai passer par mail le bilan recettes/dépenses, demain dès que j'ai 5' de libre.

J'ai pu avancé ces 2402.10€ (merci de me rembourser vite néanmoins !) car j'avais la chance d'avoir la trésorerie dispo...
Certains qui auraient des velléités organisatrices pour d'autres rassemblements sous d'autres contrées, ne pourront peut-être pas se le permettre...
Peut-être faudrait-il réfléchir à une mise à disposition plus aisée des sous pour faciliter l'organisation de tels rassemblements ?

Amicalement.

Thomas

Encore une affaire rondement menée !

Par contre, faut vraiment qu'on améliore notre "flexibilité" pour les frais occasionnés !
On ne peut absolument pas continuer à avancer de telles sommes !

Je profite de ce post pour évoquer qu'une semaine itinérante serait la bienvenue en 2012, suite à qques demandes ce weekend.

Malgré la motivation d'Old Arnaud, les nouvelles adhésions ne sont pas trop au rendez vous ; il faut vraiment améliorer notre com (prévoir des bulletin d'adhésion à chaque rassemblement) ; j'avais aussi évoqué de faire une petite "gazette" à l'année... remise lors des rassemblement, ce serait le top...

j'espère que mes courtes soirées d'hiver me le permettrons...

sebastien a écrit:

j'avais aussi évoqué de faire une petite "gazette" à l'année... remise lors des rassemblements, ce serait le top...

la gazette doit ête envoyée à chaque adhérent, pour commencer semestrielle serait un bon début

Il est urgent d'annoncer le nouveau bureau

qui reste ?
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qui part ?

-Moa
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