Organiser une vélorizon

Les vélorizons sont une exclusivité de l'AFV. Les organisateurs doivent impérativement être adhérents pour l'année correspondant à leur manifestation.

L'équipe de l'AFV peut vous aider à définir votre organisation.

Toutes les informations utiles sont là :

https://www.afvelocouche.fr/les-activit%C3%A9s-de-l-afv/une-v%C3%A9lorizon-en-organiser/

Je rappelle que les vélorizons sont réservées aux adhérents de l'AFV et, à titre de découverte, une fois aux non adhérents.

Philippe

Il peut aussi y avoir des rassemblements pour une journée qui ne nécessitent pas forcément un hébergement ? (cf le bas de l'Aisne, entr'autres)

Il y a aussi des  ? concentrations ? On se donne un but : à tel endroit entre telle heure et telle heure ...

Quand les "locaux" sont assez dispersés, ça peut servir


Ca ne mérite peut-être pas le nom de vélorizon ?

Salut Jean-Paul,

Les fils régionaux sont là pour tous ces types de rencontres, mais à ma connaissance, on n'a jamais appelé ça vélorizon...

Un petit historique à lire sur le site de l'AFV : http://www.afvelocouche.fr/v%C3%A9lorizons/

A+

Philippe

Pour des raisons diverses de logistique locale on peut parfois faire le choix d'un ensemble de grande capacité pour créer un rassemblement (centre d'hébergement).

Coté logistique, d'année en année les organismes sont de plus en plus demandeurs de garanties.

Les communes qui louent des salles, les grands gîtes, les établissements scolaires, les traiteurs, les loueurs de vaisselle etc... Échaudés par quelques indigents, demandent souvent une caution voir une avance. Il faut aussi penser à quelques menues emplettes, gobelets, serviettes, apéritif etc...

Pour un particulier il faut alors sortir le carnet de chèque et saigner temporairement le compte courant ! Et aussi démarcher son assureur pour obtenir l'indispensable, le précieux, le Saint Graal : l'attestation d'assurance.

- C'est là que le coté associatif joue pleinement son rôle, ensemble nous sommes plus forts.

Rien qu'en janvier l'AFV a cautionné près 4000 €uros et avancé dans les 500 €, c'est autant de chèques à ne pas faire pour les organisateurs.

Par ailleurs l'assurance ne couvre pas que les adhérents sur les rassemblements, c'est elle qui couvre la location des salles et matériels éventuels.

Enfin, pour éviter de s'égosiller et donner les consignes qui vont bien ou dire un mot sur la fin, nous avons un haut parleur, des flammes géantes pour permettre à tout le monde de pas tourner en rond sans trouver la salle et nous travaillons actuellement sur une signalétique plus autonome.

discoveur700 a écrit:

... et nous travaillons actuellement sur une signalétique plus autonome.

Les GO vont apprendre à jouer du clairon ! Rassemblement à 8H dans la cour, roulement de tambour, sonnerie aux couleurs, on hisse la flamme AFV et c'est parti pour la journée

Chef, oui chef

Eh Alain, ton rassemblement à 8h c'est trop tard pour les vélorizons itinérantes. A 8h00, on est déjà partis !

Philippe

Ralevy a écrit:

(...)
5 - Si la manifestation prévoit plus de 50 personnes ensemble sur la route, il faudra faire une demande d'autorisation à la Préfecture et prévenir les maires des communes traversées. Pour plus de détails sur le sujet, contacter ceux qui ont déjà organisé de grands rassemblements comme Thomas Jordano (tijojo) ou Frédéric Dutheil (Discover700). On peut aussi définir une limite du nombre d'inscriptions pour ne pas avoir ces tracasseries administratives.
Vous retrouverez ces informations dans la zone membres du site de l'AFV.

Les formalités ne sont pas insurmontables... et le terme de "tracasseries" est excessif.
Il s'agit juste de déclarer, via le formulaire cerfa ad-hoc (documents dans la zone membres du site de l'AFV) à la Préfecture (ou aux préfectures si les circuits sont à cheval sur plusieurs départements) voire aux mairies des territoires traversés (mais la Préfecture leur fait en général suivre).
Et là, encore, le fait que l'AFV soit l'organisateur "rassure" les autorités...

Voili-voilou.
Bonnes Vélorizons.

Ralevy a écrit:

Eh Alain, ton rassemblement à 8h c'est trop tard pour les vélorizons itinérantes. A 8h00, on est déjà partis !

Philippe

Je me souviens d'une semaine de vacances où je me suis levé tous les jours à 06h00... Mais quel souvenir !

Si je peux ajouter ma petite pierre à l'édifice :

• Se renseigner sur les brocantes, événements sportifs ou manifestations susceptibles de bloquer des communes traversées. Découvrir qu'une route est barrée à la dernière minute n'est jamais agréable.
  
• Lors du repas, organiser un petit jeu sous forme de QCM sur le patrimoine de la région avec, à la clef, un petit panier garni des produits locaux.
  
• Recenser les coins pipi pour les dames qui, contrairement à nous, n'ont pas autant de faciliter pour se soulager.
  
• Et pour les plus téméraires : faire un petit livret de 8 pages (à l'aide d'une impression astucieuse d'une feuille A4) pour donner tous les renseignements utiles aux participants (adresse des commerces, médecins, pharmacies, lieu de restauration). C'est un peu de boulot mais c'est très apprécié.

Et acceptez que vous n'arriverez jamais à satisfaire tout le monde...

Bonjour à tous,

Depuis le 9/08/2017, un nouveau décret porte la limite du nombre de participants à 100 personnes pour l'obligation de déclaration d'une manifestation. Cette souplesse devrait faciliter nos organisations.

Le texte du premier message a été mis à jour.

A+

Philippe

bonjour Philippe,

il me semble que les contacts ont changé pour avertir de la préparation d'une vélorizon.
(MP ou mail à sebastien - pour prévenir le Président Courteille)

@+
Richard

Merci Richard.

Effectivement, une mise à jour s'imposait. J'ai simplement renvoyé sur le formulaire de contact du site internet de l'AFV, comme ça, la validité ne dépendra pas du nom du Président actuel.

D'autre part, j'en ai profité pour mettre à jour le lien vers le forum suite à la réorganisation de la rubrique Régions et à la création de la rubrique Rassemblements.

Philippe

bonsoir,
je suis bien embêté ...
ceci vient d'être porté sur le site de l'AFV :  "(Vélorizons : rassemblements organisés par des adhérents AFV pour des adhérents AFV)".


Christine et moi avons participé aux vélorizons sans connaître l'existence de l'AFV.


C'est lors d'une d’entre elles que nous en avons été informés et fait le choix d'adhérer.

les règles ont elles changé ?


@+
Richard

A ma connaissance, les règles n'ont pas changé :
Les Velorizons sont des manifestations proposées par un ou des adhérents AFV, pour pouvoir profiter de la couverture de l'assurance et de la participation de l'AFV (avance de trésorerie, remboursement de frais...).
Ces Velorizons sont et restent ouvertes à des participants non-adhérents AFV... les malheureux qui ignoreraient l'existence de notre sympathique association...
Libres à eux d'adhérer ensuite pour profiter encore de ces organisations...
Participer à plusieurs Velorizons sans adhérer à l'AFV (qui permet de les organiser) serait "vulgaire" selon moi...

Peut-être faudrait-il amender le libellé relevé par Richard sur le site de l'AFV ?

Edit : " Une vélorizon est un rassemblement de pratiquants de vélocouché de tout horizon sur un ou plusieurs jours. Les vélorizons sont toujours organisées par des adhérents de l'AFV... elles sont réservées aux adhérents...

Vous souhaitez découvrir l'association au cours d'une vélorizon avant d'adhérer : Vous aurez cette possibilité une fois... ensuite l'adhésion sera obligatoire.

bonjour,
un correctif a été apporté : "(Vélorizons : rassemblements organisés par des adhérents AFV ...)"

merci

@+
Richard

Tijojo a écrit:

A ma connaissance, les règles n'ont pas changé :
Les Velorizons sont des manifestations proposées par un ou des adhérents AFV, pour pouvoir profiter de la couverture de l'assurance et de la participation de l'AFV (avance de trésorerie, remboursement de frais...).
Ces Velorizons sont et restent ouvertes à des participants non-adhérents AFV... les malheureux qui ignoreraient l'existence de notre sympathique association...
Libres à eux d'adhérer ensuite pour profiter encore de ces organisations...
Participer à plusieurs Velorizons sans adhérer à l'AFV (qui permet de les organiser) serait "vulgaire" selon moi...

Peut-être faudrait-il amender le libellé relevé par Richard sur le site de l'AFV ?

tu oublie les non français qui viennent aux vélorizons

Rien n'empêche qu'ils prennent une adhésion...
Beaucoup l'ont fait... même si certains pinaillent sur le terme "française" de l'AFV... On ne leur en veut pas car ils paient alors en bonne humeur et bières ! Hihihi !