Promouvoir les rencontres AFB de petite taille

Salut à tous,

Les grands rassemblements comme ceux de Sologne ou de Normandie, avec un grand nombre de participants, nécessitent une organisation lourde et une forte implication des organisateurs. S'il me semble indispensable que cette tradition perdure (merci à ceux qui s'impliquent activement pour ça), je pense que l'association aurait beaucoup à gagner dans la multiplication des petits rassemblements régionaux un peu partout en France. C'est d'ailleurs ce que Sébastien appelle de ses voeux :

sebastien a écrit:

Il faut que l'on arrive à donner envie à tout un chacun d'organiser de petits rassemblement sans qu'il y ait nécessairement toutes ces démarches ; tout du moins pour les rassemblements plus "modestes" qui peuvent s'organiser un peu à l’arrache.

Que ça reste humain et bon enfant, tout en respectant le minimum de règle d'organisation et de sécurité.

D'autre part, rouler en petit nombre facilite l'intégration des nouveaux arrivants tout en allégeant la logistique.

L'organisation d'une rencontre (j'utilise volontairement ce terme pour différencier ce type de manifestation des rassemblements cités ci-dessus) peut-être quelque chose de relativement léger et facile si la participation est limitée en nombre. Moins de 50 implique déjà l'absence de tracasseries vis-à-vis de l'Administration. D'autre part, la logistique pour les repas, l'hébergement et la recherche d'un abri collectif est d'autant simplifiée.

Je propose qu'on utilise ce fil pour établir ensemble (il y en a toujours davantage dans plusieurs têtes que dans une seule !) des règles de base pour l'organisation d'une rencontre vélorizon (à différencier d'un rassemblement vélorizon). Cela permettra qu'on ait une aide pour ceux qui souhaitent s'investir pour faire découvrir leur coin aux pédaleurs horizontaux. Le résultat de nos cogitations, accompagné d'une liste de ceux qui ont déjà organisé des manifestations et qui sont prêts à apporter leurs conseils, pourrait être placé dans un post-it du fil des régions, permettant ainsi de susciter de nouvelles vocations.

Voici quelques idées en vrac pour démarrer la réflexion :

• Choisir un week-end plus ou moins long (plus le week-end est long, plus la participation risque d'être importante, et il est bon de tenir compte du calendrier AFB),
  
• Afficher une limitation à moins de 50 participants,
  
• Choisir un camp de base (camping, gîte, etc.) dont le gérant sera prévenu à l'avance (un coup de fil ou un mail peut suffire, mais un contact physique est mieux), où chaque participant s'inscrira individuellement en précisant qu'il vient pour la rencontre AFB,
  
• Établir des parcours de 40 à 60 km /jour pour les contemplatifs et de 70 à 90 km/jour pour les rouleurs (un tracé informatisé - openrunner ou autre - est souhaitable et les distances sont sans doute à ajuster en fonction du relief, d'autre part un point commun à la mi-journée des parcours pour la pause méridienne est un plus),
  
• Choisir les parcours en définissant un endroit, si possible abrité (du vent, de la pluie...), pour la pause méridienne,
  
• Définir une organisation pour le (ou les) repas du soir (ce point est facultatif, même si un repas collectif est plus convivial),
  
• Prévenir l'AFB pour la couverture par l'assurance (définir qui contacter),
  
• Ouvrir un nouveau fil sur le forum dans la rubrique Régions pour diffuser l'information et gérer les inscriptions (il y a de nombreux exemples sur lesquels s'appuyer pour ça).
  

En complément, on pourrait aussi établir un modèle de règlement de la manifestation, définissant notamment les règles de bonne conduite sur la voie publique, en se basant sur le modèle déjà existant.

Je pense qu'il faudra aussi préciser en clair qu'aucune démarche administrative supplémentaire n'est nécessaire.

Voilà, j'espère avoir apporté un peu d'eau pour faire tourner la roue...

Tous les compléments et critiques constructives seront les bienvenus.

Philippe

• Choisir un week-end plus ou moins long
  (plus le week-end est long, plus la participation risque d'être
  importante, et il est bon de tenir compte du calendrier AFB),
  

Cela me parait "tendu" des week-ends normaux seraient aussi possible

• Afficher une limitation à moins de 50 participants,
  

Oui bonne idée, toute façon hormis les rassemblements "phares" c'est rare d'être plus

• Choisir
  un camp de base (camping, gîte, etc.) dont le gérant sera prévenu à
  l'avance (un coup de fil ou un mail peut suffire, mais un contact
  physique est mieux), où chaque participant s'inscrira individuellement
  en précisant qu'il vient pour la rencontre AFB
  

Le camping c'est bien car cela s'adapte à tous les budjets, je pense qu'une visite physique s'impose.

• Établir des
  parcours de 40 à 60 km /jour pour les contemplatifs et de 70 à 90
  km/jour pour les rouleurs (un tracé informatisé - openrunner ou autre -
  est souhaitable et les distances sont sans doute à ajuster en fonction
  du relief, d'autre part un point commun à la mi-journée des parcours
  pour la pause méridienne est un plus),
  

Tout à fait

• Choisir les parcours en définissant un endroit, si possible abrité (du vent, de la pluie...), pour la pause méridienne,
  

Oui même si parfois c'est difficile.

• Définir
  une organisation pour le (ou les) repas du soir (ce point est
  facultatif, même si un repas collectif est plus convivial),
  

Alors à mon avis, pour moins de 50, quit à simplifier autant pas se faire ch à réserver, louer une salle et prendre un traiteur. Cela te fait tout de suite une compta à gérer. Ya de bons restaurants qui accueille ce nombre de personne pour un prix correct. Cela fait marcher le commerce et simplifie largement la logistique

• Prévenir l'AFB pour la couverture par l'assurance (définir qui contacter),
  

Faudrait qu'on sache plus précisément ce qu'elle couvre, je veux dire si ce type de sortie entre dans le champs d'action.

• Ouvrir
  un nouveau fil sur le forum dans la rubrique Régions pour diffuser
  l'information et gérer les inscriptions (il y a de nombreux exemples sur
  lesquels s'appuyer pour ça).
  

Oui d'ailleurs il y a quelques temps j'avais géré "à distance" ce genre de meeting voir par là https://velorizontal.1fr1.net/t11096-20-juin-levee-de-la-loire-2010 en page 14 j'ai retrouvé qu'on avait été grosso-modo une 50aine. Aime-Aile avec dégoté un camping et Babette un restau. On a tous mangé ensemble le soir. Ce fut vraiment un bon week-end

Discover, je vois qu'on est en phase.

Pour la longueur du week-end, ça commence bien entendu à partir d'un week-end normal de deux jours. Pour le repas du soir, je fais le même choix que toi, par contre suivant les endroit ça peut-être plus difficile de trouver un restau pas trop loin de l'hébergement qui accepte plus de 30 personnes. Donc l'idée était de laisser le choix à l'organisateur.

Pour la couverture par l'assurance AFB, on l'a déjà fait pour des rencontres de ce type dans le Sud-Ouest. Ceci dit, effectivement, ça serait bien d'éclaircir le contenu de la couverture qui doit comprendre au moins la responsabilité civile.

Philippe

Question bête: Z'auriez fait quoi si vous aviez été cinq de plus ?
La déclaration à la préfecture ou y'en a cinq qui étaient refoulés à la frontière ?

Si on lit le texte à la lettre, on parle de nombre de cyclistes tous en même temps sur la route. A partir du moment où il y a deux groupes avec des circuits différents, on pourrait théoriquement aller jusqu'à 100 participants, voir davantage en faisant plusieurs groupes sur plusieurs circuits, chaque groupe étant limité à 50 et les départs étant échelonnés.

Philippe

Alors on est bons pour les Vélorizon, pas de groupe supérieur à 50, des variantes dans les circuits et le tour est joué

Mais je préfère assurer, dans tous les sens du terme, car s'il y a un pépin on saura bien se retourner contre les organisateurs et ça peut devenir très chaud. On connait bien ça dans le milieu associatif: tant que tout va bien, on est potes, mais quand ça foire il n'y a plus de sentiments, ça dégomme.

Il faudrait d'ailleurs qu'on mette au point le sujet de l'assurance: la plupart des participants (Vélorizon ou non, peu importe) ne sont pas adhérents à l'AFB et ne sont couverts que par leur propre assurance, mais c'est une activité de groupe et il ne serait pas exclu qu'un assureur se serve de cela (je les crois capables de tout). S'il n'y a qu'un cycliste concerné, ça peut probablement passer pour de l'individuel, mais si un accident en concerne plusieurs ça risque d'être plus litigieux, non ?

Ralevy a écrit:

Si on lit le texte à la lettre, on parle de nombre de cyclistes tous en même temps sur la route. A partir du moment où il y a deux groupes avec des circuits différents, on pourrait théoriquement aller jusqu'à 100 participants, voir davantage en faisant plusieurs groupes sur plusieurs circuits, chaque groupe étant limité à 50 et les départs étant échelonnés.

Philippe

C'est en effet comme ça que je me suis acquitté pendant 5 ans de ces déclarations

Mais c'est aussi intéressant de se border en cas de...
Puisque nous sommes désormais plus nombreux à "travailler" sur le sujet, c'est l'occasion d'améliorer le système.

sebastien a écrit:

C'est en effet comme ça que je me suis acquitté pendant 5 ans de ces déclarations

T'étais carrément pas dans les clous à l'époque, voir par là en bas, mais bon maintenant qu'on sait onf'ra gaffe.

Pour en revenir au sujet je pense qu'en concret il faut lancer le sujet en zone publique du forum, on verrait qui serait chiche, dans quelle région et quand. On pourrait le conseiller quant à la date (calendrier AFB)

Cela se précise en Belgique https://velorizontal.1fr1.net/t18065-velorizon-hainaut-be-1er-mai-2014-la-wallonie-picarde-afv-certified

Voici les dernier message questions/réponses échangé, vos avis

Bonjour voici des réponses.

Combien est-ce que l'assoc demande pour l'inscription et assurance ?

Rien les membres de l'AFV sont couverts par l'assurance de l'association dans le cadre des rassemblements de notre association. Les non membres ne sont pas couverts par l'association dans les rassemblements.

Est-ce que je dois prendre des coordonnées des participants, est-ce qu'ils ont besoin d'une carte, etc. ?

Je le conseille vivement cela permet d'éviter des impairs, non pas besoin de carte, les membres n'ont pas de carte de membre pour le moment.

Est-ce que quelqu'un du comité compte venir ?
Je souhaitais participer car j'aime bien la belgique et ces bières ! Mais mai sera le mois de l'écosse de mon coté, je ne sais pas si d'autres membres du bureau compte venir pour le moment.


Sinon pour le reste je vais demander une participation aux frais juste pour les repas, je pensais à 20 euro pour petit dej + repas de midi ça me paraît raisonnable ?
On est dans les prix, en général 15€ le repas "costaud" tout compris (apéritif et vins inclus)

Fred

+1

Yen a un qui suit, ouf  

Si vous pouvez l'épauler dans la préparation de la gestion du budget les gars (fournir un excel* avec toutes les dépenses à prévoir, les recettes etc) afin qu'il sache exactement où il va ; C'est notre rôle.
Il me semble (vu d'ici ;-) qu'il n'a pas vraiment l'expérience et pas vraiment conscience des contraintes financières.

Quand je lis "je pensais à 20 € pour petit dèj + déjeuner" je me dis qu'il n'a peut être pas encore des devis de traiteurs, boulangers etc...

S'il les prépare lui même (comme aux extraordinaires premières vélorizoNormandie   ), il faut assurer dans les commandes de nourritures mais c'est sur ce petit dèj que tu peux gagner un peu d'argent (avec le repas du soir)... et donc ASSURER le coût/coup ;-)

On est évidemment pas là "pour faire du fric" mais il est indispensable de "prévoir" une influence médiocre dans le budget et au final utile de faire un peu de marge à chaque rassemblement pour nous permettre d'anticiper les suivants et investir pour l'asso...

* pour les tableurs de budget velorizon, il serait TOP de le mettre en document partagé "genre google" que la commission velorizon puisse à chaque instant jeter un œil, donner un coup de main (ou de pied) et intervenir si un problème, une couille dans le potage apparaît.

sebastien a écrit:

Si vous pouvez l'épauler dans la préparation de la gestion du budget les gars (fournir un excel* avec toutes les dépenses à prévoir, les recettes etc) afin qu'il sache exactement où il va ; C'est notre rôle.
(...)
* pour les tableurs de budget velorizon, il serait TOP de le mettre en document partagé "genre google" que la commission velorizon puisse à chaque instant jeter un œil, donner un coup de main (ou de pied) et intervenir si un problème, une couille dans le potage apparaît.

Y'a déjà ce post qui peut donner matière à réflexion... et en plus, Fred le coache...   

sebastien a écrit:

On est évidemment pas là "pour faire du fric" mais il est indispensable de "prévoir" une influence médiocre dans le budget et au final utile de faire un peu de marge à chaque rassemblement pour nous permettre d'anticiper les suivants et investir pour l'asso...

Dans un club de VTT dont j'ai fait partie, il y a un engagement financier du club pour chaque WE (ou semaine, en ete) organisé. A tout le moins, parcequ'il faut reserver des gites longtemps a l'avance, avant que les participants aient verse un kopek. La reservation s'accompagne evidement d'un cheque. Et puis aussi, meme avec une organisation serieuse, il n'est jamais exclu qu'un evenement soit deficitaire et il est bon que ca ne mette pas l'asso en peril.

Plutot que d'augmenter les cotisations pour generer un matelas financier, nous avions choisi une "participation au developpement du club".

Transpose chez nous, ca impliquerait que chaque inscription a une velorizon serait augmentee de qq euros (a moduler selon la duree, idealement) qui serviraient a faire un peu de tresorerie.

Et sinon, l'adhesion etait obligatoire (enfin, pas a la premiere sortie, histoire de laisser les gens voir si ca leur plait), et les ventes (maillots...) toujours ajustees au-dessus du prix de revient pour couvrir les frais.

Par contre, on faisait aussi des remboursements de trop percus quand une sortie avait coute moins cher que prevu. Autant c'est gerable avec des WE a une quinzaine de participants, autant sur une velorizon avec 50 ou 100 ca ne parait pas raisonnable pour le tresorier.

Seb

Il y a de très bonnes idées en effet !

On a évoqué l'idée que l'adhésion soit obligatoire pour participer aux velorizons.... mais je crains que ce soit trop restrictif et qu'au contraire ça bloque la progression du nombre des adhérents...
Je pense que le top (et le plus logique) serait de faire un prix différent selon que l'on soit adhérent ou non...

Dans ce sens, on pourrait tout demander une somme supplémentaire aux non adhérents (genre 5 € par jour ??) et la déduire de l'adhésion si elle est prise en même temps...??

Pour l'histoire des trop perçu, à notre niveau, c'est en effet impossible ; par contre, en cas de bonne recette, cet argent devra servir (comme aujourd'hui) à offrir aux adhérents des services ou des tarifs avantageux sur d'autres événements, sur du matériel, des tenues.....

Fred, on tente ça pour velorizoNormandie ??
Denis a déjà fait un beau bulletin d'inscription, on n'y touche plus.

Dans l'absolu je ne suis pas contre, toutefois faut me trouver une bonne argumentation.



- On arrive tout juste à l'équilibre avec ces 15 €, en considérant toutefois qu'on met le paquet niveau réconfort estomac et ça paye question retour chaque année. 
- Cette année (ce sera différent l'an prochain car méga gite de l'espace intercidéral en vue et donc on pourra expliquer que l'accès c'est grâce à l'asso qu'on l'aura), donc cette année le prix demandé c'est juste pour les repas, donc si on taxe plus les non-adhérents difficile de justifier pourquoi (ou alors on les prive du pif qui fait péter les joints  )

Il faut voir la chose dans l'autre sens :
On offre un prix préférentiel aux adhérents et un prix "normal" aux non adhérents... là, niveau communication, c'est nickel   
Tu l'annonce comme ça sur le bulletin d'inscription...

Tu donnes les prix des repas avec le coût des réservations, de la salle, vaisselle etc... en "gonflant" les prix pour arriver à inclure 5 à 10 € sur l'ensemble... et sur la dernière ligne tu inscrits "remise à déduire de 5 ou 10 € pour les adhérents AFV"

C'est aussi et simplement une incitation à prendre une adhésion.



On "taxe" le non adhérent car c'est grâce aux adhérents actuels (qui on cotisé pour "s'offrir" ces rassemblements) que ces velorizons existent ; on permet à ces personnes de venir participer et de profiter de toutes les infrastructures grâce aux cotisations des adhérents, c'est aussi simple que ça et je pense que c'est compréhensible.

C'est ce que l'on fait déjà pour les 24h d'ailleurs et ça fonctionne très bien.
Pour les mondiaux, les adhérents des associations avaient aussi un prix préférentiel.
Pour toutes les randonnées FFCT ou cyclo FFC c'est le même topo et c'est full !

Il ne s'agit surtout pas de justifier ce coût par une prestation supplémentaire (sinon c'est l'escalade) ; c'est juste un geste vers l'association ; une reconnaissance de ce que l'on fait pour les participants.

En proposant de déduire cette somme de leur adhésion (immédiate), c'est cadeaux de toutes façons... tout le monde y gagne : le participant car il paye le même prix que tout le monde et l'asso qui enregistre des adhésions...

La boucle est bouclé et l'asso se pérennise.
C'est le système coopératif.

Sans hésiter !!
 

Dans ce sens cela me parait plus jouable.

-Par contre pas question d'étaler les tarifs car j'ai pas envie d'avoir un monsieur j'ai tout mieux qui commence à blablater sur la couleur des nappes (ce qui n'empèchera pas que la compta sera en ligne pour le bureau).
- 5 boules d'écart c'est le gros max je pense, c'est pas non plus le spezi   , la salle est "rustique" par contre j'assure le fléchage   
- Faudrait aussi l'avis des autres membres du bureau (quelques un au moins).

oui l’écart de tarif doit rester symbolique, 5€ c'est suffisant. Présenté comme l'indique Seb c'est mieux (privilège membre AFB et non pas pénalité au non-membre)

Pour une première autant y aller mollo, 5 euros par jours c'est 33% d'augmentation. je pense faire une augmentation plus modeste, genre plus 5 euros sur la velorizontale