VelorizonBreizh 2014

Voici les messages échangés avec Denis qui souhaite organiser la 2ème édition !


Salut Sébastien,

Tu trouveras mes réponses en bleu à l'intérieur de ton texte.

sebastien a écrit:
Salut Denis,

Sur le principe, aucun soucis (même si l’acompte me parait un poil élevé : c'est quoi le montant total demandé ? pour un gite avec salle ?(j'imagine car tu proposerais petit dej et repas du soir... formule que j'ai utilisé pendant 5 ans en Normandie...));
le montant de l'acompte correspond à 30% du coût du centre pour 50 personnes. Il y a de prévu 3 nuits avec petits déjeuners plus 2 repas du soir, ce qui ferait un total d'environ 110€ par personne.
Je transmet la demande au bureau et au "bureau ouvert" qui comprend les organisateurs de velorizon ;
Afin d’approuver telle ou telle dépenses, l'association doit avoir la possibilité de jeter un œil sur le budget prévisionnel complet de la velorizon ;
Peux tu nous en faire part ?
Je le finalise et je t'envoie ça d'ici la fin de semaine
Je ne crois pas que tu ais encore accès à ce bureau ouvert sur le forum ; peux tu me confirmer ?
je n'ai en effet pas accès à ce bureau ouvert, je ne sais d'ailleurs pas comment y accéder.

Et si tu peux me transmettre ton adresse électronique que je puisse te joindre à la discussion en cour concernant l'organisation de l'Association d'une part et l'organisation de l'AG en Sologne d'autre part.
voici mon adresse mail: denez***@***l.fr
Enfin, n'hésites pas à annoncer cette nouvelle velorizonBreizh dès que possible sur le forum, même si tu n'as pas encore tous les éléments ; cela permet de sonder le nombre de participants potentiels.
Ce sera fait d'ici la fin de ce mois.
Merci
Sebastien



Cordialement,

Denis



On en reparle en Sologne avec Denis les Zamis !

Abracadabra!

J'ai encore quelques détails ou précisions à voir avec l'organisme qui gère le centre qui devrait nous accueillir, je ne les aurai que lundi.

Le post "2 ème VélorizonBreizh" sera donc lancé d'ici mardi ou mercredi au plus tard.
Avec le maximum d'informations pratiques.

Pour les dates, ce sera le week-end du 08 mai 2014.

sebastien a écrit:

On en reparle en Sologne avec Denis les Zamis !

Quoi ? Quoi ? Qui ? Denis ?... mais je ne l'ai pas sur mes tablettes ?!

Faudra bien 4 jours de grand WE pour rameuter du monde au fin fond du Léon !...  
Il y a près de 20 ans, j'ai failli poser mes valises à Saint-Pol de Léon... mais j'ai renoncé par peur de l'éloignement avec mes attaches rhône-alpines !!   

Bon courage, Denis.
Si tu as besoin de quelque chose...

Et non hélas je ne serai pas de la partie en Sologne.

Ah ça c'est sûr, on ne vient pas chez nous par hasard, on fera tout pour que ceux qui viendront à ce rassemblement ne regrettent pas leur voyage. 

Zenedavtri a écrit:

Ah ça c'est sûr, on ne vient pas chez nous par hasard, on fera tout pour que ceux qui viendront à ce rassemblement ne regrettent pas leur voyage. 

Ils ne regretteront pas leur voyage, c'est certain, vu que c'est la plus belle région de Bretagne, donc du Monde  

Et voilà, c'est lancé là

Sebastien, il faudrait peut être cacher l'adresse mail de Denis, c'est une porte ouverte aux spameurs.

Oui c'est vrai Jean-Louis, ça m'a fait tout drôle de voir l'intégralité de mon MP repris comme ça.

Peut-être pour me pousser un peu à lancer le fil, mais c'était prévu qu'il le soit avant la fin de ce mois.

Dolmen a écrit:

Sebastien, il faudrait peut être cacher l'adresse mail de Denis, c'est une porte ouverte aux spameurs.

Je ne pense pas que cette rubrique soit ouverte aux robots?

Oui c'est corrigé au cas où ;

J'ai "lancé" le sujet "tel quel" pour que les copains puissent avoir toute l'info et donner leur avis et donner un coup de main si possible.

Jean-Lou a écrit:

Dolmen a écrit:

Sebastien, il faudrait peut être cacher l'adresse mail de Denis, c'est une porte ouverte aux spameurs.

Je ne pense pas que cette rubrique soit ouverte aux robots?

Ben les invites et les membres "normaux" n'ont effectivement pas acces. On n'a pas moyen de savoir ce qui est dispo pour les robots; et ne sait pas grand chose non plus sur la securite de l'hebergeur.

Bonjour à Tous,

Sur les conseils de Sébastien, je vous soumets mes interrogations ainsi que le budget prévisionnel concernant l'organisation de cette vélorizonBreizh.

Comment ça se passe pour la gestion des paiements, à encaisser par l'AFV (réservations) ou à émettre (acompte, achat divers...) 


Voiclà le bilan prévisionnel.

D'autre part, ll va être temps de verser l'acompte pour la réservation du centre, c'est finalement après négociation 10% soit 526€.
Qui fait le chèque et est-ce que je suis habilité à valider le contrat ?

Merci de vos réponses,

Denis

Je réponds pour la partie sous ;

Les acomptes et autres "gros" frais à avancer sont payés par l'association sur justificatif (proforma, devis etc..) ;
Le top serait d'avoir le chéquier de l'asso sous le coude mais c'est techniquement impossible et non légal ;

On pourrait réfléchir à faire une avance d'un montant xx pour toutes les petites dépenses pour que l'organisateur n'ait presque pas un centime à avancer ; Inutile de préciser qu'il faut que la confiance la transparence et certaines "compétences" soient réunis (par exemple, le moindre envoi postale doit être justifié si on ne veut rien débourser) ;
Quand je dis compétences, je veux dire qu'il faut bien penser à TOUT, bien détailler tous les frais possibles et bien calculer la marge qu'il faut faire sur tel ou tel poste pour garantir une rentabilité juste (et prévoir le manque d'influence).


On a tous les éléments pour réussir les vélorizons si on le prépare minutieusement ;

Je peux t'envoyer par mail mes budgets prévisionnels pour les 5 velorizoNormandie que j'ai organisé ; je les ai transmis à Fred qui les a adapté depuis ; ce qui permet de garder une continuité dans la lecture.

Ce serait top que Fred, Thomas et Joël viennent te donner leurs conseils ;


De mon point de vue, il faudrait que tu détail plus ce dont tu as besoin par journée/soirée d'une part et par type de dépense.

Quand tu mets 50 "pensions complètes", et en dessous 20 repas supplémentaires, peux tu détailler ?
J'imagine que ça comprend tous les repas et toutes les nuitées des deux journées ?
Pour la salle de la Mairie, c'est pour les repas si on est plus de 70 ?
Pour le marquage au sol, je ne pense pas qeue ce soit vital... c'est du confort ;-)
Je l'ai expérimenté deux années (une années j'avais fais des pancartes) et je pense que les cartes suffisent ; ça permet d'économiser beaucoup de temps également.

Il y a des frais qu'on peut réduire comme les photocopies par exemple (Je peux les faire gratuitement et te les envoyer)

A suivre !
Merci.  




A lire également les anciens sujets velorizon dans cette rubrique.

sebastien a écrit:

Ce serait top que Fred, Thomas et Joël viennent te donner leurs conseils ;

C'est fait, avec moult détails  

Bonsoir Denis,

Me gourre-je ou bien tu tables sur 50 participants en pension complète (panier repas le midi inclus ?), et 20 qui, se logeant ailleurs que ds le centre, ne prennent que les repas du soir ?
Quelle est la PAF (participation aux frais) que tu envisages de demander, pour ceux qui logent sur place et ceux qui se logent à l'extérieur, tous prenant leurs repas du soir ensemble ?
Et s'il y a plus de 70 participants, comment fait-on pour les repas : la cuisine du centre peut-elle servir les repas à la salle louée et fournir les repas supplémentaires ?
Je me relis et je ne suis pas sûr d'être bien clair... m'enfin, j'me comprends, c'est déjà ça ! 

Le marquage des circuits est-il indispensable ?... Dans le Léon, on ne peut pas se perdre : faut toujours prendre la route le long du champ d’artichauts... 

Pour les 2 dernières VélorizonSologne, l'AFB (via Sebastien) m'avait envoyé les chèques pour la location de la salle (l'acompte + le solde + les 2 chèques de caution demandés), et le contrat de location de la salle avait été fait au nom de l'AFB avec ma pomme comme "représentant local".
Cette année, le traiteur Rico qui nous connaissant n'avait pas demandé d'arrhes, a été réglé par l'AFB en direct le dernier soir.
Le reste, j'ai avancé les brouzouffes et j'attends de me faire je me fais rembourser ensuite...
Les chèques de PAF ont été libellés à l'ordre de l'AFB et transmis ensuite au trésorier.
J'ai posté les bilans financiers des trois derniers VelorizonSologne ici s'ils peuvent t'être utiles.

Bon courage et merci de ton investissement !!!  

Thomas

Edit : j'viens de voir que Seb t'as déjà donné quelques éléments de réponses, soulevé quelques points flous...

J'ai édité mon message plus haut pour présenter un exemple de compte rendu comptable ;
Si j'ai deux minutes demain, je vous scan mon document excell qui permettait sur une même page de tout prendre en compte (inscription par personne et par jour, coûts et recettes de tous les repas, idem pour les nuitées etc...)
En remplissant au fur et à mesure des inscriptions je pouvais de suite voir si la tendance était bonne ou non ;

De mémoire j'ai toujours fait un budget pour qu'à partir de 60 participants les comptes soient équilibrés ;
Il faut savoir que quand on propose gîtes et repas, on a moyen de faire un super bilan... mais c'est plus compliqué à gérer et le risque est aussi plus grand... (voir mes anciens bilans).

L'asso est là en cas de coup dure (annulations massives de dernière minutes pour cause d’événements particuliers etc..) mais on compte sur notre fine équipe pour qu'on arrive, à chaque fois à gratter un peu... ce qui permet de pouvoir organiser ainsi de suite d'autres velorizons... la roue tourne !

Thomas ; j'ai fait le chèque de ma propre main samedi chez Robin et avec Fred comme témoin... que la Poste soit avec toi !!!

Je ne vais pas non plus détailler les cacahuètes, les chips....

J'ai pris exemple et les chiffres sur le bilan fourni par Joël, et ce n'est qu'un bilan prévisionnel. Tu me présentes là un bilan final, tu auras le même après le rassemblement.

J'ai un devis du centre pour 50 personnes qui comprend le logement pour 3 nuits avec petits déjeuner  plus les repas des vendredi et samedi soir. Pas de paniers pique-nique de prévus mais peuvent être commandés. L'acompte demandé correspond strictement à 10 % du montant.

Je ne vois pas trop ce qu'il y a de flou là-dedans.

Seul donc 50 réservations suffiront à équilibrer les comptes, si c'est moins il y a possibilité de négocier avec le centre, si c'est plus, la capacité est de 70 personnes.
Sachant que l'on prend une petite marge, il n'y a donc pas beaucoup de risques.
Les 20 repas supplémentaires sont pour ceux qui ne désirent pas séjourner au centre.
La salle de la mairie est là uniquement dans le cas où la capacité du centre est dépassé en terme de place pour les repas.

Par contre, pour moi le marquage est important, je vois à chaque rassemblement trop de personnes qui filent droit alors qu'il fallait tourner...

L

Tijojo a écrit:

Bonsoir Denis,

Le marquage des circuits est-il indispensable ?... Dans le Léon, on ne peut pas se perdre : faut toujours prendre la route le long du champ d’artichauts... 

Il faut que tu reviennes dans le Léon Thomas, parce que si tu suis les champs d'artichauts c'est vers  l'Est, vers l'Ouest c'est d'autres cultures que tu auras le plaisir de découvrir.

Zenedavtri a écrit:

Il faut que tu reviennes dans le Léon Thomas, parce que si tu suis les champs d'artichauts c'est vers  l'Est, vers l'Ouest c'est d'autres cultures que tu auras le plaisir de découvrir.

Les choux-fleurs ?  

Merci pour ces précisions.

Je demandais juste plus de détails que ce qu'il y a dans le petit tableau (comme les trois nuits plus deux repas et trois petit dej etc..), je ne parle pas des cacahuètes et des chips... et je n'ai pas dit que c'était flou   C'est Thomas


Pour le bilan final que j'ai proposé plus haut, c'est juste pour l'exemple de ce qui était donné au niveau des détails...

C'est pour que toute l'équipe visualise bien d'un coup d’œil et puisse te donner un coup de main, un conseil, une idée et puisse valider.

Tijojo a écrit:

Quelle est la PAF (participation aux frais) que tu envisages de demander, pour ceux qui logent sur place et ceux qui se logent à l'extérieur, tous prenant leurs repas du soir ensemble ?
Et s'il y a plus de 70 participants, comment fait-on pour les repas : la cuisine du centre peut-elle servir les repas à la salle louée et fournir les repas supplémentaires ?
Je me relis et je ne suis pas sûr d'être bien clair... m'enfin, j'me comprends, c'est déjà ça ! 

Le marquage des circuits est-il indispensable ?... Dans le Léon, on ne peut pas se perdre : faut toujours prendre la route le long du champ d’artichauts... 

Pour le marquage, j'ai testé trois solutions et dans les trois cas (pancarte, marquage et rien) et bien il y a toujours autant de participants qui se perdent... et c'est aussi le charme de ces rendez vous où on trouve du monde un peu partout  

Pour les photocopies, tu me diras si ça t’intéresse ;
Si la capacité des 71 places de la salle est dépassée, tous les repas sont pris à la salle de la mairie si je comprends bien avec le service traiteur de la maison de la baie (organisme public ou privée au fait ? juste pour info et pour l'assurance)
Jusque là on était plus proche des 90 ou 100 repas certains soirs...

En tous cas j'aime bien ce principe gite et repas sur un même endroit, c'est assez convivial.


Une fois que tous le monde est ok ici, fais nous parvenir (à moi ou à Rob1) par mail et ou ici les factures d'acomptes à régler.


ps : et désolé si ça peut paraître chiant nos questions mais c'est indispensable pour que tout soit dit et compris de tous et que l'association s'engage autant dans la joie et la bonne humeur que de façon pragmatique et sérieuse.... et puis ça peut aussi donner des idées...

+1

Si tu es à l'équilibre avec 50 participants, c'est top ! Chapeau rond bas !!!

Tijojo a écrit:

Bonsoir Denis,

Quelle est la PAF (participation aux frais) que tu envisages de demander, pour ceux qui logent sur place et ceux qui se logent à l'extérieur, tous prenant leurs repas du soir ensemble ?
Et s'il y a plus de 70 participants, comment fait-on pour les repas : la cuisine du centre peut-elle servir les repas à la salle louée et fournir les repas supplémentaires ?

Pour finir de répondre, la participation au frais est la demi-pension pour ceux qui logent au centre et uniquement les repas pour ceux qui logent en dehors.
Je vais prendre une petite marge sur ces participations pour couvrir les frais annexes.
Il y a également l'apéritif de bienvenue qui est compris dans la participation individuelle.
En effet s'il y a plus de 70 participants aux repas, il sera alors nécessaire de se déplacer dans la salle communale à 50 mètres de là. Les repas seront également fournis par le centre.

Je viens de recevoir le contrat de réservation que je dois ramener avec le chèque d'acompte, je te le transmets par courriel Sébastien.

A moins qu'il n'y ait eu un changement de dénomination aussi volontaire qu'inexplicable, je verrais bien remettre un H à la fin de "VelorizonBreiz 2014" (titre de ce fil)

Les bonnets rouges ont déterré la H de guerre, déterrons le H de BreizH !

Tu as raison, mais le fil a été initialisé par un Normand et moi je n'avais même pas vu.