AG 2013

Et comme vous êtes sympa, je vous joint le pV du mini CA réalisé dans la foulée :

Je l'ai complété afin de prendre en compte un max de questions/propositions : il ne sera validé qu'une fois que chaque membre (du CA) l'aura relu et validé lui même (par mail).

Procès Verbal du Conseil d’Administration de l’Association Française de Vélocouché AFV

Le samedi 2 novembre 2013 à 20h30

Après convocation de ses membres dans les conditions prévues par les statuts, le 1er Conseil d’Administration de l’association s'est réunie à la salle des fêtes de Tour en Sologne (41).

Etaient présents ou représentés 11 membres de l'association, sur un total de 21 membres.

Le Conseil est présidé par Sébastien COURTEILLE Président de l'association.

Le Secrétariat de l'assemblée est assuré par Robin BOUCHER, Trésorier de l'association.

Ordre du jour :

- Election du bureau
- Affiliation aux fédérations (suivant avis positif de l’Ag)
- Rappel des groupes de discussion et de l’évènement 2014 = mondiaux
- Site internet – communication physique (maillots, gilets…)
- Modif des statuts (vote électronique- via le forum)
- Carte de membre
- Adhésion à l’AF3V
- Logiciel de comptabilité associative

1- Présentation et Election du Bureau
Membres candidats :
Fonction Membres volontaires

Président Sébastien COURTEILLE
Trésorier Robin BOUCHER
Secrétaire Frédéric DUTHEIL
Courses Geoffroy LELIEVRE et Marc LESOURD
Velorizons Thomas JORDANO
Vélomobiles David MASSOT
Rando, voyage Philippe LASNIER et Jean Lou DESBARBIEU
Communication et Logistique Alain VERRIERE












Après rappel par Monsieur le Président que les membres suivants du Bureau ne souhaitent pas reconduire leur mandat, il doit en conséquence être procédé à l'élection des nouveaux membres des administrateurs.
Pierre ------- ,et Malric LEBORGNE ne reconduisent pas leur mandat au sein du Bureau ;

Conformément aux statuts, cette élection est effectuée à bulletin secret sous la surveillance du bureau de vote composé comme de : Jean Lou DESBARBIEU, Geoffroy LELIEVRE et  Robin BOUCHER ;
Après qu'il ait été procédé au vote et dépouillement, sont déclarés régulièrement élus :


- M COURTEILLE Sébastien,  né(e) le 19/05/1976  demeurant à Saint Rémy de SIllé et exerçant la profession d’Animateur Technique  avec 71 voix, en qualité de Président du Bureau/Conseil d'administration ;
- M BOUCHER Robin,  né(e) le              demeurant à Caen et exerçant la profession de                avec 63 voix, en qualité de Trésorier du Bureau/Conseil d'administration ;
- M DUTHEIL Frédéric,  né(e) le              demeurant à Bayeux et exerçant la profession de                avec 63 voix, en qualité de Secrétaire du Bureau/Conseil d'administration ;
- M LELIEVRE Geoffroy,  né(e) le              demeurant à Vaudrismenil et exerçant la profession de                avec 63 voix, en qualité de Représentant Course au Bureau/Conseil d'administration ;
- M LESOURD Marc,  né(e) le              demeurant à                        et exerçant la profession de                avec 63 voix, en qualité de Représentant Course au Bureau/Conseil d'administration ;
- M JORDANO Thomas  né(e) le              demeurant à                    et exerçant la profession de                avec 63 voix, en qualité de Représentant Vélorizons au Bureau/Conseil d'administration ;
- M MASSOT David  né(e) le              demeurant à                    et exerçant la profession de                avec 61  voix, en qualité de Représentant Vélomobiles  au Bureau/Conseil d'administration ;
- M DESBARBIEU Jean Lou  né(e) le              demeurant à  Nerville la Forêt et exerçant la profession de  maître de conférence            avec 63 voix, en qualité de Représentant du groupe Randonnée (sportive) auBureau/ Conseil d'administration ;
- M LASNIER Philippe  né(e) le              demeurant à                    et exerçant la profession de                avec 63 voix, en qualité de Représentant Randonnée au Bureau/Conseil d'administration ;
- M VERRIERE Alain  né(e) le              demeurant à                    et exerçant la profession de                avec 63 voix, en qualité de Représentant Communication au Bureau/ Conseil d'administration ;

2-      Affiliation aux fédérations FFC et FFCT
A ce titre l’Association doit présenter à chaque fédérations un nombre minimum de licenciés membres du bureau  dont :
Pour la FFC = 6 membres Pour la FFCT = 3 membres
Les membres suivant se proposent  afin de créer les bureaux des fédérations :
Bureau Proposé FFC Bureau Proposé FFCT

Président Sebastien COURTEILLE Président Sébastien COURTEILLE
Trésorier Robin BOUCHER Trésorier Frédérique DUTHEIL
Secrétaire Geoffroy LELIEVRE Secrétaire Thomas
JORDANO
Secrétaire Alain VERRIERE
Secrétaire David MASSOT
Secrétaire Marc LESOURD

Après qu'il ait été procédé au vote à main levé, tous les membres sont déclarés régulièrement élus.



Rappel de La procédure pour la FFC :
une demande d’affiliation doit être faite au comité régional FFC sur le territoire duquel le club a son siège social, sur un imprimé dûment complété et accompagné des documents ci-après :
- Le P.V. de l’Assemblée Générale constitutive de l'assos
- Un exemplaire des Statuts du club
- Le récépissé de déclaration à la Préfecture
- Six demandes de licence obligatoires (Président, Trésorier, Secrétaire Général, et autres membres du Bureau)
- Le règlement du droit d’affiliation à la FFC
- Le montant correspondant aux six demandes de licences déposées.

La demande de licence sera adressée  par courriel ou courrier à Alain VERRIERE ou Sébastien COURTEILLE
Elle sera enregistrée par le biais d’internet.
Le cout de la licence sera pris en charge intégralement par le licencié et d’ajoutera au coût de l’adhésion à l’association.

3 – Rappel des Groupes de discussion si nécessaire

a- Groupe Randonnée

b-Groupe Vélorizons

c-Groupe Vélomobiles

d-Groupe Communication et logistique

e-Groupe Courses

Toutes les principales idées ont été proposé lors de l’AG précédente ; il appartient à chacun de nous de faire vitre  le groupe de discussion auquel il appartient.

4 – site internet :
il va être testé très rapidement plusieurs possibilités avec Alain VERRIRE et Sébastien COURTEILLE dans un premier temps ; l’idée d’acquérir un nouveau nom de domaine est validée par le CA
La proposition de créer un espace de paiement en ligne a été demandé et proposé : il permettrait le paiement des adhésions, licences et l’achat de divers équipements mise en vente par l’association
Une enquête va être mené rapidement afin de connaitre la faisabilité et le cout de cette possibilité.

5-  modif des statuts
la question du mode de vote électronique pour les futurs choix du CA ; compte tenu de l’éloignement géographique des membres du CA la possibilité d’organiser un CA par voie éléctronique à été validé ; son mode de fonctionnement reste à déterminer
nombre de pouvoir pour les élections en AG et CA : le nombre de pouvoirs autorisés sera de 3 par membre
durée des mandats : la durée des mandats à été reconduit pour une valeur d’une année pour l’ensemble du Bureau et du Conseil d’Administration
Il y a aussi plusieurs terme à modifier dans les statuts actuels : une étude par l’ensemble du CA sera réalisé avant la fin de l’année afin de les mettre à jour.

6-  Carte de membre :
A la demande d’adhérent une carte de membre (pour les non licenciés) pourrait être proposée : l’idée est de créer une carte de membre nominative et de l’adresser par courrier électronique à l’adhérent demandeur ; libre à lui de l’imprimer par ses propres moyens.
6- Adhésion à l’AF3V :
Régine Lepage nous a informé des activités de cette association moteur dans la défense de la place du vélo dans le paysage actuel ;
L’AF3V c’est l’Association Française des Véloroute et Voies Vertes.
Nous pensons que le but et les actions de cette association correspondent à l’idée que nous nous faisons en termes d’intégration du Vélocouché dans le paysage actuel.  Elle pourrait être un allié intéressant.
La cotisation annuelle pour une association nationale est de 180 €
Nous proposons de prendre une décision (adhésion) d’ici la fin de l’année ;

7-Proposition d’Investissements :
Logiciel de comptabilité
Il pourrait être fort utile afin de facilité la comptabilité de l’association :  des recherches et demandes de devis doivent être réalisés afin de proposer cette possibilité lors du prochain CA
Micro et HP intégré :
Le matériel prêter par Bertrand Rousseau qui a permis que cette AG se déroule encore mieux serait idéal pour l’organisation de tout évènement AFV (Vélorizons, Championnats etc…)
Nous demandons plusieurs devis sur cet équipement.
Collections AFV 2014 :
Alain Verrière se propose la création d’une nouvelle « ligne » de vêtements sportifs :
Maillots, cuissards, vestes ; il a déjà l’expérience réussie du VHRA et nous en fera une proposition prochainement.
Nous devons également proposé un réassort des gilets et la création de buffs.
Tous ces équipements pourraient être une source intéressante pour l’association.
Affiche Evènementielles AFV : afin de promouvoir nos évènements des affiches de type 0.80 x 3ml pourrait être crées ;  faisons nos recherches pour les proposer pour 2014.
Débrifilateur : Malric Leborgne a proposé de faire une étude pour l’acquisition d’un tel équipement : là aussi, faisons une étude précise et proposons cette possibilité au prochain CA

Aucune autre question n'étant à l'ordre du jour et personne ne demandant plus la parole, la séance est levée à 21h30 heures.
De tout ce qui précède, il a été dressé le présent procès-verbal, signé par le Président et le Trésorier.

A Tour en Sologne, le

Sébastien COURTEILLE
Président de l’Association Française de Vélocouché


Robin BOUCHER
Trésorier de l’Association Française de Vélocouché

Superbe boulot, deux trois petits trucs

- Un Procès est un nom masculin donc il est "verbal", tu peux supprimer le "e".
- Je pensais qu'il pouvait y avoir plusieurs membres par commission, tant pis et chaque membre du bureau élu aura désormais une communication plus aisée avec chaque autre membre du bureau, par aillleurs un élu par groupe c'est plus simple. Enfin cela a l'avantage de faire rempiler Thomas pour 2014, 2015 etc...
- Bien le point sur les finances et le matériel à acquérir, on pourra sans doute créer directement un sujet sur ce thème pour recueillir les avis et souhaits..
- Il va rester un ENORME boulot, mais on est sur la bonne voie  
 

Oui bon ça va eeeeeeeeee  

Il y a bien plusieurs membres dans chaque groupe/commission mon cher Secrétaire...
En fait, dans ta remarque, tu te réponds toi même à ta question  C'était chaud Nordick Impact...?


Bureau = représentant des groupes/commissions
CA = représentants des groupes/commission + membres actifs



J'ai ajouté des notes dans Affiliations et AFv  :

Remarque de Malric pour l'affiliation et remerciements pour Nicolas pour les logos et le travail réalisé.

Si vous voyez des oublis, des trucs et des machins, faites signe !
Il est important que ce pv soit ultra complet et précis.

La prochaine fois j'enregistrerai car c'est délicat, quand on "mène" l'AG de tout noter... alors pour rédiger le pv, il faut se replonger dedans... et y revenir plusieurs fois pour ne rien louper...


Il faut également noté que je n'ai pas fait apparaitre Joco dans la liste des membres au CA comme initialement prévue car il n'a pas émargé la feuille de présence et (sauf erreur de ma part) ne reprend pas d'adhésion en 2014 (cause voyage) ; Robin me confirme à l'instant que Joël à rempilé : cool !

Si tu passes par la Joël, il est encore temps -si je peux me permettre- de modifier cela. On a besoin de tous et surtout de ceux qui organisent, même à l'autre bout de la planète, le soutient de chacun est nécessaire pour péréniser nos actions.

Edit : c'est modifié, tan pi pour l'émargement...

Ne soyons pas de simples consommateurs ponctuels mais imaginons l'avenir...

C'est beau ça, non ?  

sebastien a écrit:

Ne soyons pas de simples consommateurs ponctuels mais imaginons l'avenir...

Ce coup là c'est sûr, t'as creusé une cave à vin

Plus sérieusement, pour le logo de l'association j'ai peut-être raté un épisode mais je ne crois pas qu'il est été évoqué/entériné par l'AG

je note le peu de femmes au bureau: Régine et Céline seulement

Ba oui, que fait Isabelle ?...

Tu as oublié Anna...  

Il n'y avait que Mylène en 2012, en voici 3 d'un coup... il faudrait plutôt s'en réjouir, non ?

Il faut les séduire ... Marc, je compte sur toi

discoveur700 a écrit:

Plus sérieusement, pour le logo de l'association j'ai peut-être raté un épisode mais je ne crois pas qu'il est été évoqué/entériné par l'AG

Non, ça faisait partie du pack, "nouveau nom et gilet". tout simplement.
Si 80 personnes ont commandé le gilet, c'est qu'il leur plait.[/quote]

Vous avez tous reçu ce weekend le PV de l'AG, celui du CA en cour d’édition, ajout, correction et les Statuts à modifier.

Pour la PV de l'AG, j'ai eu une bonne dizaine de retours, c'est vraiment top ;
Pour le PV du CA, profitons de l'étoffer pour poser et répondre à un maximum de questions courantes ; j'y ajoute la proposition de faire paraître l'AFV au Journal Officiel (31 € de mémoire).
Pour les statuts, j'ai aussi quelques retours très constructifs (voir le sujet ad'hoc).

Céline, Chabizar m'a fait parvenir ce message aujourd'hui :

"Bonjour,
il y a un malentendu, je ne souhaite pas faire partie du CA, juste donner des coups de main pour le site internet. Je n'ai pas possibilité de faire mieux en fonction de contraintes diverses et pas toujours prévisibles hélas, c'est pourquoi un engagement au CA serait quelque chose de trop lourd et assorti de promesses non tenues.

Cordialement
Céline Trousseau"

Bon, rien de bien méchant... je lui ai précisé qu'être au CA n'est pas non plus synonyme de charge lourde... chacun fera ce qu'il peut...

Bref, on peut rectifier... et à 21, c'est top pour le renouvellement du tiers tous les ans  

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Comme il faut avancer, je propose que tous ces documents soient mis à jour pour la fin de la semaine, cad, vendredi 15 Novembre.

Ceci dans le but d'envoyer ça en préfecture dès la semaine prochaine.

Dommage !... Je pensais que chaque jour apporterait une nouvelle mouture avec la faute de frappe ou la coquille à trouver... Les veillées vont me sembler longues...  

Encore merci de ton investissement, Seb' !

     

Tu peux en faire un pdf ?
ça m'intéresserait d'en avoir une copie assez propre..