Tâches à réaliser pour les CM2014

J'ouvre la rubrique en listant ce qu'il y a à faire (à compléter SVP): à nous ensuite de déterminer la priorité dans le temps, et qui s'y colle en local et en "extérieur" Certaines tâches sont LOCALES d'autres peuvent être prises en charge Hors DOUBS

1. Relation avec équipe municipale de Saône : Olivier25
   
   
2. Relation avec équipe municipale de La Vèze
   
   
3. Relation avec équipe municipale de Montfaucon : Olivier25
   
   
4. Relation avec équipe municipale de Merey-sous-Montrond
   
   
5. Relation avec Syndicat mixte de la piste d'aviation de La Vèze Olivier25 + JC25 + vipère
   
   
6. Relation avec  Syndicat mixte de Besançon et de sa région pour le traitement des déchets (SYBERT) Olivier25
   
   
7. Relation avec Jeunesse et Sports : BerG
   
   
8. Relation avec CAGB (Communauté d'Agglos) Olivier25
   
   
9. Relation avec Conseil Général  Didier (lerelaisvelo)
   
   
10. Relation avec la Région Franche-Comté : BerG
    
11. Relation Gendarmerie - secours : Discover700 - Sylvia
    
12. Relation Préfecture (déclaration des courses)
    
13. Relation exposants --> BESOIN URGENT!
    
14. Assurance locative pour l'Espace du Marais
    
15. Assurance pour les courses :Discover700
    
16. Partenaires locaux (sponsoring)
    
17. Partenaires nationaux (sponsoring) : Armandos (mavic) lmdu78 (SNCF)  --> BESOIN COORDINATEUR URGENT!
    
18. Communication : LOGO : Pimprenelle
    
19. Communication : site web sleibt
    
20. Communication : site web (Inscriptions - enregistrements) sleibt
    
21. Communication : Affiches et tracts Création : . . . . .    Impression :  Pimprenelle + Annabelle
    
22. Communication : Media locaux
    
23. Communication : Media nationaux
    
24. Communication : T-shirts: Alain Verrière
    
25. Communication : Lots
    
26. Communication : Trophées
    
27. Communication internationale : La Vipère
    
28. Courses (chronométrage) La Vipère
    
29. Courses (dossards) : autocollants JM Joffre
    
30. Gestion bénévoles La Vipère + ??
    
31. Hébergement - Repas Olivier25/ ?
    
32. Aménagements circuit routier (ralentisseur, protections)
    
33. Toilettes autonomes : Olivier25 - La Vipère
    
34. Gestion du budget : Sébastien
    
35. Déclaration de buvette en préfecture (le cas échéant)
    
36. Inscriptions aux courses et aux repas sleibt - Vipère
    
37. ...
    

Nota : je me suis mis là où j'ai commencé à prendre des contacts, mais cela ne veut pas dire que quelqu'un (un autochtone) ne peut pas prendre la relève

Je prends le onzième point, je vous laisse compter  

Pour le reste j'attends de voir qui prend quoi dans un premier temps.

Il faudrait solliciter des compétences hors bureau également (signaleurs et autre bénévoles notamment,..)
sachant que dans l’idéal, plus c'est local plus c'est réactif sur le terrain pour un RDV ou détail technique à vérifier

Pour ma part je peux prendre 27 et la communication internationale (pas mentionnée dans ta liste)

Le point 26 doit être intégré dans la création du site web

[edit] Ne pas se fier aux n° d'ordre,ils changent avec la mise à jour du 1er message [/edit]

 Que tous les membres du CA passent ici et disent s'ils veulent, peuvent ou ne veulent pas, ne peuvent pas faire telle ou telle chose... une fois que TOUS les membres du CA sont passés par là, on peut balancer en public pour "remplir"...

Avant de continuer, il y a une chose que j'aimerai faire, comme vous sans doute... c'est de participer à toutes les courses, de façon juste symbolique... mais ce ne sera envisageable que si nous sommes vraiment nombreux, bien calés etc...
J'ai peur que ce soit utopiste...


Pour toutes les "choses" qui concernent du local comme les "relations avec" il me semble aussi qu'il faut que ce soit des gens du cru.


Au passage Fred, pendant que tu y es, tu peux prendre le poste 12, 14 et 15 quand même ;-)

Pour la gestion des courses (28), je dirai au moins deux personnes ; Malric était partant de mémoire... ce poste va être en interaction permanente avec le poste "gestion des bénévoles (29) pour JC non ;-) et sa chérie ? par exemple ".


Sinon, comme ça vite fait, pour ma pomme... je dirai...

Le poste 33, car il peut et doit être préparé dès maintenant et peut l'être de loin sans problème.. mais à plusieurs pour bien se border.
Pour moi, une fois sur place, on ne doit pas trimbaler de sous : juste au moment des inscriptions. Et là il faut une personne bilingue nickel (que je ne suis pas assez).

Annabelle peut gérer toutes les impressions d'affiches et tracts (poste 21)

Et pour moi, surement d’autres choses si pas le choix (le site et les inscriptions avec une personne bilingue 200% pour traduire)

Il faut bien se rendre compte que plus on sera nombreux et bien à notre place et plus ce sera facile et sympathique !

Si le bilingue dont tu as besoin c'est anglais, je fais (en plus, la probabilite que je participe aux courses est nulle donc...).

Et d'ici la, je peux donner un coup de main cote web, pourvu que je sois pas tout seul (cad que des scripts qui font des choses dans l'arriere boutique, oui; le design et la presentation, non).

J'ai fait qq mises à jour. Il y a des besoins urgent (salon exposant et coordinateur sponsoring) A défaut de volontaire au bureau il faudra faire 1 annonce dans la partie grand public.

Si personne ne s'y propose, je peux gérer la préparation du salon ;
cad le point 13... mais il n'y a aucune "relations exposant" à ce jour ?

Pour les sponsors, s'il le faut.... point 17

Mais il faut une LARGE équipe pour aller chercher du sponsor ;
Le dossier de presse/de demande de sponsors est il ready ?


Disco, toi qui connait bien le sujet peux tu gérer les points 12-14 et 35 avec un appui local comme JC ou Olivier ?

Pour le 28, Malric sera pendant le weekend en tant que "directeur de course"
Pour le 30, je vois JC avec toi Marc ; il gère super bien aux 24h   
Pour le 31, un local de plus avec Olivier ?
Pour le point 36, c'est juste par internet ; pas sur place ?

Points 24 - 25 - 26 ... Qu'entends tu par "communication lots et trophées" ? Tu veux dire "recherche" ? Alain, il peut gérer avec les T shirt ET MAILLOTS ?

MALGRÉ TOUT, je pense qu'il serait TRÈS UTILE de balancer cette liste VIERGE au PUBLIC dès maintenant en y ajoutant les BESOINS en BÉNÉVOLES SUR PLACE (pas seulement le besoin de signaleurs) pour "qu'il" se rende compte de l'ampleur de la tâche et qu'il se propose éventuellement...

Alban est venu bouffer chez moi la semaine dernière. Il veut bien s'occuper des sponsors. Je dois lui fournir une liste des partenaires habituels de la 3D (diagonale du DoubsMais là, pas dispo av 10 jours..

sebastien a écrit:

Si personne ne s'y propose, je peux gérer la préparation du salon ;
cad le point 13... mais il n'y a aucune "relations exposant" à ce jour ?

si Cycloutil, mosquito, JoelV, Cyclociel sont potentiellement intéressés, mais il faut formaliser l'ensemble notamment pour le coté essais le samedi. Egalement inviter des constructeurs amateurs pour que ce salon ne soit pas que commercial

Citation :

Pour les sponsors, s'il le faut.... point 17

Mais il faut une LARGE équipe pour aller chercher du sponsor ;
Le dossier de presse/de demande de sponsors est il ready ?

Le dossier de presse est dans la dropbox (il manque les textes de 2 élus, mais ce n'est pas indispensable). Ensuite il faut cibler le contact avec des arguments spécifiques au sponsor

Citation :

Disco, toi qui connait bien le sujet peux tu gérer les points 12-14 et 35 avec un appui local comme JC ou Olivier ?

Citation :

Pour le 28, Malric sera pendant le weekend en tant que "directeur de course"

Le directeur de course c'est moi ;-). Il faudra au moins 2 personnes en plus pour assurer les départs et arrivées vu que Malric et moi seront aussi compétiteurs!

Citation :

Pour le 30, je vois JC avec toi Marc ; il gère super bien aux 24h   

oui mais c'est aussi la gestion en amont à partir de maintenant
Pour le 31, un local de plus avec Olivier ?

Citation :

Pour le point 36, c'est juste par internet ; pas sur place ?

Oui juste via internet. Sur place il faudra 3 ou 4 personnes pour accueillir, vérifier les inscriptions, vérifier les vélos, distribuer transpondeurs et dossards et aussi les T-shirts

Citation :

Points 24 - 25 - 26 ... Qu'entends tu par "communication lots et trophées" ? Tu veux dire "recherche" ? Alain, il peut gérer avec les T shirt ET MAILLOTS ?

Je suppose qu'il s'agit des maillots récompenses et d'éventuels lots en plus (porte-clefs, etc..)

Citation :

MALGRÉ TOUT, je pense qu'il serait TRÈS UTILE de balancer cette liste VIERGE au PUBLIC dès maintenant en y ajoutant les BESOINS en BÉNÉVOLES SUR PLACE (pas seulement le besoin de signaleurs) pour "qu'il" se rende compte de l'ampleur de la tâche et qu'il se propose éventuellement...

d'accord, mais avant de balancer il faut que nos demandes soient claires, d'où ce message

Peut-etre faire un tableau, par unite de temps (1, 2 ou 3h heures, je ne sais), avec dans l'autre sens: la tache, ou, le nombre de personnes, et les eventuels prerequis pour accomplir la tache (matos...).

Ca permettra de savoir de combien de personnes il y a besoin a quels moments, de mettre des noms en face, d'eviter de prevoir des trucs impossibles; si on a ce luxe, il faut egalement prevoir quelques jokers pour les toujours possibles imprevus. Enfin, dans un monde tout rose, on peut meme eviter que certains benevoles soient accapares tout le WE et aient l'impression de ne pas profiter de l'evenement.

vipere noire a écrit:

Le directeur de course c'est moi ;-). Il faudra au moins 2 personnes en plus pour assurer les départs et arrivées vu que Malric et moi seront aussi compétiteurs!

Au moins on est tranquile, l'organisation sera impartiale ;-)

Un truc comme ça ?

https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0Ah0xr-okUC20dDFCNTdVbmludHh1QzhyYWZSbWJteVE&usp=sharing

Ca bosse dessus les gars et en LIVE   

c'est pas mal pour bosser en effet. Penser à en faire 1 sauvegarde régulierement!

Cela ne me derange pas de bosser pendant tout l'evenement.je ne courerai pas
ou en sommes nous avec l'effectif benevoles?

il manque encore une vingtaine de signaleurs. Pour le reste voir le tableau de Sebastien

Je complète petit à petit en écrivant tout ce qui me passe par la tête...

FAITES DE MÊME...

Tu peux ajouter la liste des signaleurs sur ce tableur Marc ?

J'y pense donc je l'dis...

Ou en est on avec France HPV pour :
- Assurance ?
- Financement en commun ?
- Gestion du Salon ?
- Bénévoles ?
- Site internet = rien sur leur site !!!!

- Assurance: celle de l'AFV suffit non?
- Financement: pas grand chose à priori, je vais me renseigner
- Salon: ennuis de santé pour la personne pressentie, donc autre solution à trouver
- Bénévoles: Alban et Jm Joffre, et sûrement qq adhérents qui seront présents (je ne demande pas de carte d’adhérent pour être bénévole ;-)
- site internet: j'ai relancé JCharles pour qu'il mette à jour avec un lien vers le site officiel

j'ajoute les signaleurs dans un onglet sur ton doc

Armandos a écrit:

Cela ne me derange pas de bosser pendant tout l'evenement.je ne courerai pas
ou en sommes nous avec l'effectif benevoles?

On cherche, on cherche.

Seb, pour France HPV, la derniere MAJ de leur site date l'ete 2009 (bientot 5 ans) et encore de nombreuses pages interieures sont bien plus vieilles que cela.

Ou alors il y a un site nouveau que je n'ai pas trouve.

Bref, la derniere fois que j'ai fait le menage dans les liens du "portail" du forum, j'ai enleve.

Aucune info sur ou en est l'asso en elle-meme, si ce n'est qu'on m'a parle de Jean-Charles cette semaine.

Derniere chose, j'ai ajoute un onglet au google doc, avec un planning par semaines d'ici aux championnats. L'idee est de tracer ce qu'il faut qu'on fasse et les deadlines, de facon a ne pas se planter sur des histoires de delai pour telle ou telle demarche / action; j'ai rempli avec un peu du pipo pour l'instant n'hesitez pas a completer!

je veux filer un coup de main à Oliveir mais je n'arrive meme pas a rentrer sur ce site pour trouver notre dossier..
Je comprends qu'il s’énerve !
https://subventions.franche-comte.fr/sub/login-tiers.sub
Vous avez idée des identifiants?(par Mp of course)
J'ai pas les bons.

Olivier passe la semaine à skier.
Faudra patienter jusqu'à dimanche au moins (j'attends aussi des codes d’accès)

PS: pas pu te croiser hier sur la VV, je skiais

il skiait pas aujourd'hui mais buvait des canons ,bloqué par le mauvais temps.
je l'ai eu au téléphone..
le Vercors était magnifique depuis les Chambarans

Tut tut on est qd memealléskier apres les canons???
Bon sinon leur site c;est de la m...
impossiblr de récupérerli MP. il faut écrire à l'adressequ'ilsindiquznt ou directement à la pétasse qui m"a envoyé son mail de m... l
je letrnsfère à Armanfd

a part ton  adresse je vois pas a qui répondre!

----- Mail transféré -----
De: [Aides régionales Région Franche-Comté](ne pas répondre à ce courrier électronique)
À: AFV Association Française Vélocouché
Envoyé: Mon, 24 Feb 2014 16:46:28 +0100 (CET)
Objet: [Aides régionales Région Franche-Comté] Accusé de réception de Dossier incomplet


prise de tête ..
pour redemander un mot de passe il faut l'adresse login de connexion
je mets la tienne Olivier
j'ai redemandé le mot de passe a ton adresse..
tu feras suivre