ADHÉSIONS en ligne et utilisation de la messagerie AFV

Lors de l'AG, nous avons discuté de "l'utilisation" du site par les adhérents, d'une part, et de la gestion de la boite mail AFV, d'autres part.

Les deux sujets sont étroitement liés, essayons de voir ce qu'il y a moyen de faire !


Pour la boite mail de l'AFV :

Je profite du message d'Alain reçu ce matin concernant ce sujet, je me permet de te citer Alain car c'est un très bon exemple :

"Bonjour Sébastien.
J'ai lancé un appel sur le site, j'envisageais de mettre mon adresse mail (dans l'espace réservé) pour les participations des adhérents afin d'éviter que tu me les transfères.A moins que l'on puisse avoir un formulaire de contact spécifique...
J'ai commencé le trombinoscope...belle photo n'est-ce pas!
Bonne journée. Amicalement."


Pour la boite mail AFV, soit on réfléchi à la possibilité d'avoir une redirection des mails vers les personnes concernées genre sebastienafv@truc.com ou encore présidentafv@trucl.com ou encore velorizonafv@truc.com/courseafv@truc.com/tenueafv@truc.com/trésorierafv@truc.com...

Soit ces personnes concernées utilisent directement l'unique adresse AFV ;

Je pense (et j'insiste) sur le fait qu'il est préférable (et je pense logique) que l'adhérent ou la personne qui veuille contacter l'AFV utilise une adresse dédiée à l'AFV et non une adresse perso.

De mon point de vue, la seconde (boite mail partagée) est assez simple si tout le monde joue le jeu. Elle permet aussi, en cas d’absence d'un des utilisateurs de la boite, qu'un autre gère. J'ai créé des dossiers pour que les mails soient classés.
On l'a déjà fait pour le mondial et, après quelques règles ajustées, ça a très bien fonctionné.

En 2016, vu que nous répartissons mieux les taches entre secrétaire - trésorier - président, je crois que ça ne sera que plus simple.

Voir aussi cet article sur une boite gmail partagée

J'utilise au boulot Zimbra après avoir testé ThunderBird, c'est aussi une solution possible....





Pour les adhésions :

On va aussi réfléchir pour un système d'adhésion en ligne (un peu comme le système du mondial).. l'idée est que l'adhérent puisse avoir un lien plus direct et rapide avec l'AFV... avoir un retour sur adhésion systématique.

Un gars spécialisé dans le domaine informatique/net serait apprécié pour mettre en place ce système... et ça tombe bien car ce weekend, on a eu un nouvel adhérent, Samuel (de la Creuse) qui, par l’intermédiaire de Philippe, à proposé hier, je le cite : "Au niveau de l’AFV, j’ai cru comprendre qu’il y avait une problématique de gestion des adhésions, relances, paiements en ligne, si besoin je peux développer le logiciel de gestion gracieusement pour l’asso, ça ne devrait pas prendre trop de temps (2 -3 j de dev) . Je vais envoyer un mail à l’asso pour comprendre le besoin."

Le top serait qu'une fois le formulaire d'adhésion enregistré sur le site, l'adhérent reçoive un mail automatique de bienvenue avec le mot de passe, le calendrier etc...
Ca éviterait de le faire manuellement à chaque fois... et aussi les retranscriptions d'adresse mail erronées...

Aujourd'hui le google doc que Robin et moi même gérons fonctionne plutôt bien. Mais il dépend de l'entrée faite (et nous avons été un peu mauvais cette année car les adhésions venaient de tous les côtés et on a parfois laissé un peu de lest)...

Si demain une seule personne reçoit les adhésions (il y en aura toujours un peu même si on utilise un formulaire en ligne), une seule personne s'occupe des encaissements, une seule personne s'occupe des tenues et licences... ça devrait rouler nickel !


A suivre...
Vos avis sont obligatoires ;-)

d'accord pour une adresse mail unique accessible à tous les membres du bureau. Le 1er qui lit répond ou averti le collègue en charge si ça traine!

Attention à bien ranger les réponses (histoire de savoir si on a répondu) et questions dans des dossiers clairement étiquetés (dossier adhésions, maillot, courses, divers....)

Pour le mondial ça a bien marché en effet.

Pour les adhésions en ligne, c'est un bonus surtout si l'outil est gratos. Mais bon, on n'a pas 10000 adhérents non plus...pas encore du moins ;-)

A priori, il ne devrait pas y avoir des tombereaux de messages à traiter, auquel cas il suffit que celui qui répond pense à mettre en copie l'adresse commune, ainsi tous les intervenants ont connaissance de la réponse. Il est même possible de paramétrer Thunderbird (et sans doute d'autres logiciels de messagerie) pour que ce soit automatique.

On fait ça dans une associe par cheux nous, et ça fonctionne très bien.

Environ 1000 messages en 3 ans.

Bonjour
Ok pour une adresse unique avec des redirections vers les membres du bureau...
Amicalement
Alain

La boite mail AFV est accessible depuis plus d'un an à plusieurs membres du bureau mais je suis le seul à m'en occuper....
Avant de vous redonner les codes, car vous les avez surement mangés (comme celui pour le site) :-), je vais faire un rafraîchissement.... La base me paraissant déjà bien organisée...


Je pense donc que l'on peut gérer de façon autonome, cad sans rediriger un mail vers un membre du bureau.... car rediriger un mail c'est déjà faire 50% du taf... et si un message est redirigé vers un membre qui n'est pas disposé à répondre (absent, pas motivé, les deux bras dans le plâtre etc...), c'est un coup à avoir une relance des semaines plus tard sans l'avoir vu venir...
Et comme les propos de Joël peuvent le sous entendre, si ce membre répond sans mettre en copie l'adresse de l'AFV, on ne sait pas ce qui se dit...
Hors, le fonctionnement (et le bureau) doit rester le plus transparent, limpide et simple possible.


Autant que CHACUN jette un œil à la boite mail générale AFV régulièrement et réponde à tel ou tel message s'il a l'information, la réponse adéquate (pas pour répondre "on a bien pris en compte votre demande et elle sera traitée dans les prochaines années" :-).



Par ailleurs, on peut TOUS vérifier la réponse donnée en regardant les courriels envoyés et, éventuellement, reprendre le message pour y apporter des précisions si nécessaire...

Il n'y a rien de compliqué c'est juste un reflex à avoir que de jeter un œil à la boite chaque jour/semaine.... (cf : mondial 2014)



IDEM pour les sujets AFV du forum, même si nous sommes un peu plus nombreux qu'il y a quelques siècles à faire vivre l'AFV, nous sommes encore trop peu nombreux à intervenir dans les sujets... Ce n'est pas compliqué de jeter un œil à la rubrique AFV chaque semaine... et si on n'a pas d'avis... on le dit... ça permet aux intervenants de savoir que le sujet a été lu... et à se sentir moins seuls ;-)


Pour les adhésions en ligne, ce serait un bonus mais surtout un moyen de réactivité efficace...

Il faut aussi que l'on travaille bien mieux les relances... maintenant que nous sommes 20000, il faut se structurer un peu.... on pourrait peut être 30 ou 40000 si nous étions plus organisés.... à quelques 10aines de milliers près....

Je vais bosser la dessus pour 2016... car il y a, d'un côté, une perte d'adhérents qui ne renouvellent pas par oubli, lassitude, manque d'intérêt... et d'un autre côté de nouveaux adhérents qui arrivent... faisant que le nombre total après s'être envolé à 250 l'an passé grâce au Mondial (88 en 2012 - 133 en 2013 - 250 en 2014 - 225 en 2015), baisse un peu cette année (moins que ce que j'avais imaginé notamment avec la création du VCF et la renaissance avortée de F-HPV).

Et au vu des sujets évoqués pendant l'AG (normes, impact auprès des collectivités, des fédérations), notre force future sera le nombre, sans aucun doute !

OK pour une boite mail unique partagée... mais faudra bien m'expliquer comment ça marche...

C'est simple Thomas, une boite mail partagée c'est comme ton mail à toi et tu en aurais donné l'adresse et le code d'accès à tes proches pour qu'ils s'en occupe aussi.

Comme le dit Sébastien il n'y a rien a créer car elle existe déjà depuis longtemps. Je fais parti de ceux qui y ont/avait accès car j'ai perdu le code. Je suis sans doute tête en l'air mais si je ne suis pas le seul c'est aussi à cause du trop grand nombre de vecteurs de communication et de stockage utilisés depuis la création de l'AFV (mails repris de chez repris, textos, fofo, mp, google drive, dropbox)

Zimbra=webmail (pour free uniquement?)
Thunderbird=logiciel sur ton ordinateur pour gérer le webmail
Ce n'est pas pareil du tout.
Après plusieurs plantages de pc, je n'ai jamais reussi à récupérer mes dossiers thunderbird (=protection contre les hackers?). Tant qu'on laisse tout sur le webmail, rien de perdu et tout le monde peut y accéder. Mais au bout de qq années, le webmail sature.
Je n'ai pas encore trouvé de logiciel vraiment pratique pour gérer des mails.

Et j'en ai marre de mon PC (formaté 4 fois depuis pbp et win10)! La tablette c'est pratique mais pas tant que ça...

Geoffroy prends un chromebook

Tiens, le vl'a lui !
Au fait, Jean Pierre... Cyclophil a bien reçu ton pouvoir pour l'AG... le lendemain de l'Ag

Bon, je sais, c'était facile.......


Mes excuses pour le HS.


PS : ça me fait penser qu'il faut qu'on mette à jour la liste des utilisateurs du CA....

La suite... à tester :

l'adresse et le mot de passe ont été adressé aux membres du bureau ce jour par mail ;

Elle n'est accessible qu'aux membres du bureau AFV (et ça doit être largement suffisant) :

Sébastien en tant que "président"
Frédéric en tant que "secrétaire"
Robin en tan que "trésorier"
Geoffroy et Marc pour la partie "course"
Philippe et Frédéric pour la partie "velorizon"
Jean Louis pour la partie "vélomobile"
Alain et Olivier pour la partie "site internet et communication"

Je viens de faire un peu de tri et répondre à des messages laissés sans réponse......................
Vous trouverez dans le menu déroulant de gauche toutes les RUBRIQUES que j'ai créé...............
On pourra en ajouter ou en supprimer s'il le faut..........


Concernant l'utilisation de la boite mail en mode "partage", c'est très simple.....

A la réception d'un message, nous devrions pourvoir y répondre dans la semaine, voir même mieux s'il y a un certain degrés d'urgence... mais il n'est pas utile de se jeter sur les mails non plus, ceci afin que les copains aient le temps de jeter un œil. A l'usage nous nous adapterons s'il le faut....

Si vous avez la réponse précise à un message, merci d'y répondre en signant votre prénom et éventuellement votre "fonction" au dessus de la signature AFV. Si un mail traîne trop longtemps et que personne n'a de réponse, concertons-nous.

Une fois la réponse faite il faudra classer le mail dans une des rubriques.

Chacun pourra alors y jeter un œil et éventuellement apporter une contribution si nécessaire.

                                                                                                     **************************************

Autre point IMPORTANT : pour toutes les demandes à faire dans le cadre de l'AFV.... (velorizon, courses, matériel, administration etc...) je pense qu'il est nettement préférable d'UTILISER cette messagerie plutôt que votre messagerie personnelle ; nos actions seront ainsi bien plus lisibles et certainement mieux accueillies (plus "pro") et permettrons à chacun ici d'être directement tenu au courant et d'apporter son éventuelle contribution.

                                                                                                      **************************************

Enfin, pour éviter les successions et empilements de mails sur un sujet à débattre en interne je crois aussi qu'il faut absolument privilégier le FORUM et les rubriques du BUREAU ou CA AFV...

A ce sujet il a été ré-évoqué l'idée de créer un forum dédié uniquement au CA et BUREAU AFV... via le site AFV...
Perso, si nous arrivons à nous concentrer sur celui ci, je pense que ça doit fonctionner...


Merci à tous !

Sébastien

L'Association Française de Vélocouché
www.afvelocouche.fr
FFCT 08031

Astuce pour la lecture et l'utilisation de la boite mail AFV.....

Si on OUVRE un message reçu pour le lire il ne sera plus en "gras"....
Si on le laisse sans réponse dans la boite de réception, tous les copains verrons qu'une réponse n'a pas été faite... parfait.

On peut aussi le "marquer comme non lus" en cliquant sur le message dans la boite de réception. il sera alors a nouveau en "gras"
Il est même possible de le ranger dans sa rubrique en le mettant en gras... mais là c'est déjà moins visible.

Aussi, (exemple en cours), on peut commencer à créer une réponse sans l'envoyer afin que les copains y contribuent... le "brouillon" sera alors visible en rouge.

Enfin, j'ai laissé un des derniers messages de la FFCT pour les licences 2016 dans la boite de réception.... pour l'exemple, c'est juste pour que j'y pense..... mais je pourrais aussi le ranger ;-)



EDIT : je vois que le fond de la boite mail avec le logo AFV a disparu :-( ... alors je viens de le remettre ! Na !


J'en profite (même si ce n'est peut être pas une modif faite par l'un d'entre nous) pour indiquer qu'il ne faut en aucun cas modifier les paramètres de la boite sans en parler ensemble auparavant.


DANS TOUS LES CAS, si l'un d'entre nous n'est pas sur d'une manipulation, NE PAS LA FAIRE et demander de l'aide ;-)

si! j'étais sûr de moi en faisant la manip: je n'arrive pas à lire correctement avec ce fond d’écran trop intense! (même chose pour le site AFV au passage)
Mais ça doit être la faute à mon grand age je suppose.

Sur le fond d'accord avec tes remarques et conseils

OK ; ba si vous préférez, c'est comme vous voulez...
Il faudrait que je le mette en nuance de gris...

Sur le site AFV, tous les textes sur fonds blancs.

Juste se le dire avant de bricoler :-)


ps : je viens de terminer de ranger les mails qui traînaient.

Attention les gars, merci de "marquer comme non lu" (clique droit) les messages que vous avez lu dans la boite mail afin que les copains les voient clairement !!

Je ferai le ménage une fois par mois pour les messages restés en plan....